Dynamiczne powiadomienia

W dzisiejszym szybkim świecie biznesu, efektywna komunikacja z klientami jest kluczem do sukcesu przedsiębiorstw. Opracowaliśmy innowacyjne rozwiązanie dynamicznych powiadomień, które wspiera pozyskiwanie dokumentacji od klientów na różnych etapach lejka sprzedażowego. To rozwiązanie pomogło firmie odszkodowawczej znacząco zmniejszyć liczbę pustych połączeń i zwiększyć systematykę działania.

Cel projektu

Naszym celem było usprawnienie procesu komunikacji z klientami poprzez automatyzację powiadomień przypominających o dostarczeniu dokumentów, co pozwala firmom na lepsze zarządzanie sprawami klientów.

Funkcjonalności systemu

1) Wybór spraw i segmentacja klientów: System automatycznie analizuje bazę klientów i spraw, wybierając te, które są na odpowiednim etapie lejka sprzedażowego i wymagają pozyskania dokumentacji. Sprawy są segmentowane na podstawie statusu oraz liczby wysłanych wcześniej powiadomień, a akcje są wyzwalane w wyznaczonych godzinach co dwa dni.

2) Zaprojektowanie serii powiadomień: Stworzyliśmy serię czterech powiadomień, które są wysyłane do klientów w zależności od statusu ich sprawy. Powiadomienia mają na celu przypomnienie o konieczności dostarczenia dokumentacji i przyspieszenie realizacji sprawy.

3) Automatyczna wysyłka powiadomień: System monitoruje status spraw i wysyła powiadomienia co dwa dni za pomocą SMS-ów i e-maili do klientów, którzy nie dostarczyli dokumentów. Automatyzacja tego procesu znacząco odciąża pracowników.

4) Zmiana statusu sprawy: Gdy klient nie dostarczy dokumentów po czwartym powiadomieniu, system automatycznie zmienia status sprawy na „zamknięta – brak kontaktu”, co pozwala firmie skupić się na bardziej zaangażowanych klientach.

Korzyści dla klienta

1) Oszczędność czasu: Automatyczne wysyłanie powiadomień eliminuje konieczność ręcznego monitorowania spraw, co pozwala pracownikom skoncentrować się na bardziej kluczowych zadaniach.

2) Zmniejszenie liczby błędów: Dzięki automatyzacji procesów, ryzyko popełnienia błędów związanych z ręcznym kontaktem i zarządzaniem dokumentacją jest minimalizowane.

3) Zwiększenie komfortu pracy: Automatyzacja powiadomień poprawia organizację pracy i minimalizuje liczbę pustych połączeń, co zwiększa efektywność zespołu.

4) Ujednolicenie komunikacji: Powiadomienia są wysyłane zgodnie z ustalonymi zasadami, co ujednolica komunikację z klientami, podnosząc standardy obsługi.

Podsumowanie

Dynamiczne powiadomienia opracowane przez Digital Development Sp. z o.o. wspierają proces pozyskiwania dokumentacji od klientów, automatyzując wysyłkę przypomnień i monitorowanie statusu spraw. Dzięki temu firmy mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami czasowymi i ludzkimi, zwiększając efektywność działania oraz poprawiając jakość obsługi klientów.

Perspektywy rozwoju

Dynamiczne powiadomienia można dostosować do indywidualnych potrzeb klientów, personalizując treści i częstotliwość wysyłania powiadomień. W przyszłości takie rozwiązania mogą zyskać jeszcze większą rolę, przyczyniając się do poprawy zarządzania procesami sprzedażowymi i obsługą klienta.

Wprowadzenie tego typu automatyzacji komunikacji staje się kluczowym narzędziem wspierającym przedsiębiorstwa w zwiększaniu efektywności oraz satysfakcji klientów.

‍